Os livros de escrituras notariais, são incorporados nos Arquivos Distritais após perfazerem trinta anos.

Imagine que necessita de vender um imóvel, seja uma propriedade rústica ou urbana e que o notário lhe solicita a escritura de compra do mesmo, escritura essa que não possuiu e que foi realizada há mais de 40 anos, num Cartório Notarial Público que agora já foi extinto dado a privatização do notariado. E imagine que de igual modo necessita da certidão de nascimento do seu bisavô, para por exemplo intentar um processo de vir a adquirir nacionalidade portuguesa ou para guardar, como memória de família. Tem essa possibilidade recorrendo ao excelente serviço dos Arquivos distritais, sediados em todos os distritos de Portugal.

A missão desses Arquivos é a da preservação da memória documental, uma actividade fundamental para a análise da história do ser humano e para a construção da identidade cultural dos povos.
Os arquivos assumem neste contexto um papel fundamental, responsabilizando-se pela preservação e longevidade dessa informação.
Actualmente, uma parte significativa da criação intelectual é realizada com o auxílio de ferramentas digitais. A simplicidade com que o material digital pode ser criado e disseminado através das modernas redes de comunicação e a qualidade dos resultados obtidos são factores determinantes na adopção deste tipo de ferramentas.

No passado, os arquivos tinham o aspecto legal de depósitos de documentos de qualquer espécie, sempre visando aos direitos das instituições ou pessoas, ou seja, os documentos e arquivo tinham o valor de determinar ou reivindicar algum direito. Com o passar dos anos nasceu o interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos passaram a ter valor de testemunho da história e a ter valor legal, perante exigências legais.

A estes Arquivos, os tipos de certidões mais frequentemente solicitadas são:

* Certidões do registo civil ou paroquial (nascimento, casamento ou óbito).
As certidões de registos mais antigos devem ser solicitadas aos Arquivos Distritais que, regra geral, incorporam este tipo de registos após perfazerem cem anos. Registos mais recentes poderão ser obtidos através das Conservatórias de Registo Civil respectivas ou, via Internet, no portal do cidadão.
* Certidões do registo notarial (escrituras, partilhas, arrendamentos, etc.).
Os livros de escrituras notariais, vulgarmente conhecidos por “livros de notas” são incorporados nos respectivos Arquivos Distritais após perfazerem trinta anos.
* Certidões de registo judicial (sentenças, etc.).

Em teoria, os registos judiciais deveriam ser incorporados nos Arquivos Distritais passados cinquenta anos do trânsito em julgado. Tendo em conta que muitos tribunais não procederam à incorporação prescrita na lei, é aconselhável certificar-se onde se encontra o documento de que necessita antes de solicitar qualquer certidão.

* Certidões de tempo de prisão e de clandestinidade, por razões políticas. Todos os cidadãos que estiveram envolvidos em actividades políticas desenvolvidas contra o regime derrubado em 25 de Abril de 1974, assim como os que viveram na clandestinidade, também por razões políticas, podem de acordo com a Lei nº 20/97 de 19 de Junho, solicitar uma declaração para efeitos de contagem especial de tempo, equivalente a serviço prestado.

* Os processos individuais de funcionários do ex-Ultramar da Direcção Geral da Administração Pública permitem finalmente a obtenção de certidões relativas ao serviço público prestado.
Poderá solicitar a certidão de que necessita através dos sítios Web dos Arquivo Nacional da Torre do Tombo indicando com a maior precisão possível as informações necessárias e o seu nome e endereço postal, certificando-se de que o documento original se encontra no arquivo a que se diriga. Pode ainda recorrer ao formulário para pedidos de reprodução.
Neste contexto os arquivos distritais são arquivos regionais com atribuições específicas relativamente ao território em que se situam, visando a promoção do conhecimento, a fruição do património arquivístico e a garantia dos direitos do Estado e dos cidadãos, nomeadamente pela utilização dos documentos na atividade administrativa.

A partir do dia 9 de junho de 2018, todos os pedidos de informação, pesquisas, emissão de certidões e de reproduções não certificadas de documentos são obrigatoriamente formalizados partir do Balcão virtual – CRAV, disponível em https://digitarq.adavr.arquivos.pt

Todos os utentes, cidadãos, entidades públicas e privadas deverão em https://digitarq.adavr.arquivos.pt, a partir da data acima indicada, aceder ao separador SERVIÇOS EM-LINHA, “clicar” em ENTRAR e fazer o seu registo em REGISTAR UTILIZADOR, condição prévia e essencial para apresentação de pedidos.
Pode aceder de imediato aos  SERVIÇOS EM-LINHA
Caso ainda não o tenha feito poderá desde já registar-se como utilizador. Sem o registo prévio não poderá apresentar/submeter qualquer pedido junto do ADAVR. Para o fazer de imediato “clique” em  REGISTAR UTILIZADOR.

Todos os utentes, cidadãos, entidades públicas e privadas deverão, a partir desta data, aceder ao separador SERVIÇOS EM-LINHA, “clicar” em ENTRAR e fazer o seu registo em REGISTAR UTILIZADOR, condição prévia e essencial para apresentação de pedidos.

Portanto a formalização do(s) pedido(s) de reprodução pode ser presencial ou remota devendo ser efetuada através do sistema CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual. E nisso temos que reconhecer que Portugal está muito avançado

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